Перед вами третья статья цикла публикаций о целях и задачах тендерного консалтинга. На примерах работы конкретно нашей компании мы рассказываем о том, для чего используется тендерное сопровождение, как происходит взаимодействие с нашими клиентами и разъясняем, почему наши услуги стоят своих денег.
В первой статье мы подробно разобрали базовую предварительную услугу, которую оказывает тендерный брокер: поиск потенциально интересных закупок. Во второй статье говорили о бизнес-процессах и деятельности, которые не входят в спектр наших услуг. Пришло время поговорить о задачах, которые мы решаем для вас непосредственно в процессе участия в закупочных процедурах и как именно мы это делаем.
О подготовке к участию
Когда вы впервые найдёте выгодный для себя тендер и твёрдо решите участвовать в госзакупках, вам необходимо будет сделать ряд технических операций. Речь идёт о получении (перевыпуске) квалифицированной электронной подписи, регистрации в единой информационной системе и настройке рабочего места. В статьях о вреде тендерного консалтинга говорится, что такие услуги не имеет смысла отдавать на аутсорс, поскольку в этом не сложно разобраться самостоятельно. В этом, безусловно, есть доля правды. Разобраться можно в чём угодно. Вопрос в том: стоит ли оно того?
Можно разобраться в том, что нужно для получения электронной подписи, а потом пробовать самостоятельно её получать, совершая ошибки, которые профессионалы уже давно не совершают. Можно потратить втрое больше времени и впятеро больше усилий на получение ЭЦП и заплатить за это точно такую же сумму, как при выпуске её тендерным брокером. Да-да, вы не ослышались. Мы не будем брать с вас дополнительные деньги за свои услуги при выпуске подписи. Удостоверяющий центр, который сделает вашу подпись, заплатит нам агентское вознаграждение из той суммы, которую в любом случае взял бы с вас, если бы вы обратились к нему напрямую. Более того, взаимодействовать с удостоверяющим центром вам придётся 1 раз в год при каждом перевыпуске ЭЦП.
За такое время механизм выпуска может измениться или изученный вашим сотрудником процесс может забыться. В обоих случаях постигать секреты получения подписи вам придётся фактически заново. Наша компания на протяжении всего года будет продолжать получать подписи для множества других клиентов, а значит никогда не «забудет» как это делается и всегда будет в курсе изменений регламента.
Можно самостоятельно разобраться, зарегистрироваться в ЕИС и настроить рабочее место. Таким образом, вы сэкономите на оплате этих единоразовых услуг тендерному брокеру. Но будет ли это реальной экономией? Не заблуждайтесь, собственными силами вы сделаете это не бесплатно. За всё рабочее время, которое ваш работник будет разбираться, а потом, собственно, делать, вы заплатите ему заработную плату. При этом всё это время он будет заниматься непрофильной для себя деятельностью, которая впоследствии ему уже не пригодится. Ваш сотрудник потратит значительно больше времени, чем профессионал, проделавший такие операции сотни раз. Можете ли вы быть уверены, что за это время, занимаясь прямыми обязанностями, ваш сотрудник не принёс бы вашей компании прибыль, значительно превышающую оплату услуг тендерного брокера?
Этот пример первых шагов очень показателен, поскольку похожие рассуждения можно применить и в других процессах при работе с Госзакупками.
О Банковской гарантии
Участие в Госзакупках предполагает использование различных финансовых инструментов. В соответствии с нормами законодательства заказчики устанавливают требования к предоставлению обеспечения заявок на участие, обеспечения исполнения контракта и обеспечения гарантийных обязательств. Участник закупки вправе использовать для этого собственные средства, однако, в этом случае деньги будут «заморожены» на весь срок действия обеспечения, который может исчисляться годами. Избежать таких «заморозок» помогает банковская гарантия (БГ), которая по закону принимается в качестве всех таких обеспечений.
Самостоятельное получение банковской гарантии как обычно потребует от вас предварительной подготовки и погружения в материал. При этом, скорее всего, вы в любом случае будете делать её дольше и дороже, чем через брокера по ряду причин.
1) Налаженный процесс выпуска банковских гарантий предполагает работу не с одним банком, а с несколькими. Ваша заявка уйдёт сразу во все банки, с которыми мы работаем. Из поступивших предложений, мы выберем самое выгодное для вас.
2) Срок получения БГ через брокера, как правило, оказывается меньше, чем напрямую в банке.
3) Список документов для получения БГ через брокера меньше, чем при обращении в банк.
4) Всю работу по подготовке и подаче заявки мы берём на себя.
5) Как и в случае с выпуском электронной подписи, мы не возьмём с вас денег за свои услуги по выпуску БГ. Банк отдаст нам часть своей комиссии, которую вы всё равно заплатите и при личном обращении.
Также в наши услуги входит тщательная проверка банковской гарантии на предмет соответствия законодательству и обсуждение корректировок условий с банком. Не удивительно, что в «обличительных статьях» о бесполезности тендерного брокера обычно ничего не говорят о недостатках получения БГ через брокера (потому что таких недостатков попросту нет), но при этом технично умалчивают о преимуществах.
О подготовке заявок
Забавно видеть, когда люди, имеющие дело с государственными закупками в своих статьях пишут, что работа тендерного брокера при подготовке заявки заключается исключительно в операции «копировать-вставить». Утверждается, что поскольку только вы знаете параметры своих товаров, брокер возьмёт их у вас, вставит в документ под названием «Форма 2» и на этом его работа закончится. Давайте разбираться, как построен процесс на самом деле.
На 2 основных закона (№44-ФЗ и №223-ФЗ) приходится значительное количество разнообразных способов закупки. Участие в них предполагает подготовку заявок, состоящих из различного набора документов. При обращении в нашу компанию за услугой подготовки заявки, вы покажете нам желаемую закупку и, прежде всего, бесплатно получите список документов, который необходимо будет подготовить для подачи. Мы отметим, какие документы для вас мы сможем сделать сами, а какие запросим у вас. Если вы будете понимать, что чего-то у вас нет, спокойно примете решение не участвовать в такой закупке, и перейдёте к поиску следующей без каких-либо затрат. Без помощи тендерного брокера, читать документацию о закупке (иногда десятки и сотни страниц) и собирать список необходимых документов (иногда исчисляемый десятками) будет ваш сотрудник, который мог бы потратить своё оплачиваемое время на деятельность, приносящую вам прибыль.
Итак, прочитав наш список документов, вы приняли решение участвовать в закупке. Что же будет происходить дальше? А дальше мы подготовим для вас все документы, которые сможем сделать сами (заполним формы данными о вашей компании) и запросим документы, которые есть только у вас (прошлые контракты для подтверждения опыта, лицензии и прочее). Каждый из присланных нам документов будет тщательно проверен на соответствие требованиям документации и законодательства. По каждому из несоответствий будет дана обратная связь с обоснованием, почему такой документ не подходит. Мы будем запрашивать и проверять поступающие документы до тех пор, пока не будем уверены, что ваша заявка будет допущена к участию. Если до окончания срока подачи, требуемый пакет так и не будет собран, мы озвучим конкретные риски, по которым заявку могут отклонить.
Такая кропотливая работа порой длится днями и участвуют в ней с нашей стороны специалисты самой высокой квалификации, а не студенты, как пишут в очерняющих статьях.
Отдельно необходимо поговорить о процессе заполнения конкретных показателей товаров. Требования об указании параметров поставляемых или используемых товаров нередко встречаются как в закупках по №44-ФЗ, так и по №223-ФЗ. Здесь есть два кардинально разных подхода нашей работы.
1) Вас интересует исключительно допуск вашей заявки и не важно, какие именно показатели будут указаны. Такое возможно, когда речь идёт не совсем о товарах, а о материалах, используемых при выполнении работ или оказании услуг. Установление точных показателей шпаклевки, которой вы будете выравнивать стены или клея, которым вы будете клеить обои, потребует от заказчика совершения большого числа дополнительных действий вроде проведения независимых экспертиз. Мало кто, при наличии сертификата соответствия материала государственному стандарту (ГОСТ), возьмётся проверять, точно ли материал имеет те самые характеристики, которые вы указали в заявке. Для заказчика будет важно, что стена выглядит ровной, а обои с неё не отваливаются.
Если мы поймём, что ситуация такова, мы не станем запрашивать характеристики у вас, и подберём их сами на основании данных в открытых источниках информации и в соответствии с требованиями технического задания.
2) Если же речь идёт о поставке конкретных сложных товаров, обладающих характеристиками, непосредственно влияющими на цену и которые легко проверить, подход будет совершенно другим. В этом случае мы действительно запросим у вас характеристики конкретно вашего товара, но не просто вставим их в заявку, а внимательно проверим его на соответствие требованиям заказчика. Если ваш товар не подходит, мы поставим вас в известность и предупредим о рисках.
Стоимость каждой заявки разная и зависит от количества работы, которую нам предстоит проделать. Однако при отклонении заявки по нашей вине (вследствие нашей ошибки), деньги будут возвращены вам в полном объёме.
О сопутствующих услугах
Тендерное сопровождение по конкретной закупке предполагает, что мы не только подготовим вам заявку на участие, но и проконтролируем выполнение вами всех необходимых действий вплоть до заключения контракта.
В частности, возвращаясь к понятиям обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта, мы предложим все варианты, как можно выполнить такие требования заказчика и поможем не пропустить регламентные сроки их предоставления.
Мы напомним о времени начала торгов.
Мы изучим контракт, который заказчик направит вам на подписание после вашей победы. Мы напишем для вас протокол разногласий, в случае нарушений. Мы напомним о крайнем сроке подписания контракта.
И только после финальной подписи заказчика, мы будем считать свою работу выполненной.
О том, как сказать проще
Когда у человека что-то болит, он идёт к профессиональному врачу. Для вас внезапно возникшая боль является совершенно новым явлением, однако врач видел такие симптомы сотни раз и точно знает, как следует их лечить.
Тендерный консалтинг в этом плане ничем не отличается. Мы много лет работаем на этом рынке. Всё, что встречается на вашем пути при работе с Госзакупками, мы, скорее всего, уже видели и знаем, что с этим делать. Все ошибки, которые вы потенциально можете совершить, мы уже совершили и научились на них.
Утверждать, что тендерное сопровождение бесполезно – такая же утопия как сказать, что бесполезны юридические или любые другие услуги. Любую сферу деятельности можно освоить самостоятельно, но никакой человеческой жизни не хватит на то, чтобы изучить всё на свете. Специалиста любого профиля можно нанять на работу в вашей компании, но вопрос в том, будет ли это выгодно для вас и нужна ли вам эта штатная единица. Многие компании работают без юристов или маркетологов, отдавая такие услуги на аутсорс в случае необходимости.
Ваш оптимальный штат сотрудников должен заниматься решением вопросов сферы вашего бизнеса. А решение вопросов, связанных с закупками, подскажем мы. Надеемся, что теперь вам точно стали понятны смысл и назначение нашей деятельности. Обращайтесь за услугами только к профессионалам!
